Warum Offboarding immer wichtiger wird

Unternehmen konzentrieren sich (verständlicherweise) auf den Gewinn, das Onboarding und das Binden von Talenten. Aber was passiert, wenn Mitarbeiter:innen gehen? Reicht es aus, eine Abschieds-E-Mail zu schicken, ein Stück Kuchen zu essen? Was wird aus dem Wissen und der Erfahrung, die mit den Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen? Aktuell ist der Arbeitsmarkt mit einer noch nie dagewesenen Personalfluktuation und dem altersbedingten Ausscheiden von Mitarbeiter:innen konfrontiert. Es ist höchste Zeit, einen Fokus auf Offboarding und Wissensmanagement zu setzen.

Der demografische Wandel sorgt für einen Fachkräftemangel

Die zunehmende Überalterung der Bevölkerung wird für viele Industrieländer schnell zu einer großen Herausforderung. Die Zahl der über 65-Jährigen steigt stetig an, während der Anteil der Menschen im erwerbsfähigen Alter sinkt. In Deutschland ist schon heute jede 2. Person über 45 und jede 5. Person über 66 Jahre alt. Schon heute fehlen rund 400.000 Arbeitskräfte pro Jahr. Dies hat zur Folge, dass in vielen Branchen und auch im öffentlichen Sektor ein akuter Arbeitskräftemangel entsteht.

In den nächsten Jahren müssen sich immer mehr Unternehmen mit der Frage beschäftigen: Wie sichere ich das Wissen meiner Mitarbeiter:innen, wenn sie das Unternehmen verlassen?

Mit Offboarding dem Wissensverlust entgegenwirken

Wenn Unternehmen ihre Angestellten gehen lassen, ohne ihr Wissen zu sichern, riskieren sie Effizienzeinbußen. An dieser Stelle kommt Offboarding ins Spiel. Es geht dabei um mehr als Laptop und Schlüsselkarte zurückzugeben und auf einer Checkliste abzuhaken. Richtig gemacht, kann das Offboarding einen Rahmen für den Erhalt von institutionellem, Prozess- und technischem Wissen setzen und für Kontinuität anstelle von Rückschlägen sorgen.

Was ist das Offboarding von Mitarbeiter:innen?

Das Offboarding begleitet das Ausscheiden von Beschäftigten aus einem Unternehmen. Es handelt sich dabei um einen mehrstufigen Vorgang, mit dem Sicherheitsrisiken verringert und ein reibungsloser Übergang sowohl für ausscheidende Personen als auch für das verbleibende Personal gewährleistet werden soll. Im Zuge des Offboarding wird das Team darauf vorbereitet, mit einem Teammitglied weniger zu arbeiten, was die Verteilung bisheriger Aufgaben oder die Schulung neuer Mitarbeiter:innen erleichtert.

Was passiert, wenn Offboarding schief geht?

Fehlt es an einem guten Offboarding-Prozess für die Mitarbeiter:innen, laufen Unternehmen Gefahr, Wissen zu verlieren. Wenn Beschäftigte ein Unternehmen verlassen, nehmen sie all das Wissen und die Erfahrung mit, die sie während ihrer Zeit dort gesammelt haben. Wenn kein geeignetes System vorhanden ist, um dieses Wissen zu erfassen, kann für Unternehmen ein großer Nachteil entstehen. Einmal verloren, dauert es oft mehrere Jahre, um den gleichen Wissens- und Erfahrungsstand wieder aufzubauen.

Die Vorteile eines guten Offboarding

Wenn Mitarbeiter:innen in den Ruhestand gehen, ist es für Unternehmen wichtig, einen Plan für den Erhalt von Wissen zu haben. Dies kann durch eine Reihe von Maßnahmen geschehen, z. B. durch die Dokumentation von Prozessen und Vorgehensweisen, die Pflege einer aktuellen Wissensdatenbank und die Bereitstellung von Weiterbildungs- und Mentoring-Möglichkeiten für neue Beschäftigte. Mit diesen Schritten können Unternehmen sicherstellen, dass bei einem Ausscheiden von Mitarbeiter:innen bestehendes Wissen nicht verloren geht und dass neue Mitarbeiter:innen sich schnell einarbeiten können.

So bleibt das institutionelle Wissen erhalten

Bevor ein:e Mitarbeiter:in geht, sollten die Arbeitsabläufe gemeinsam durchleuchtet werden: Was sind die aktuellen Aufgabenbereiche? Welche Prozesse werden verantwortet? Wichtig ist, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert und weitergegeben wird. Das beinhaltet z.B.:

• Festhalten aller Aufgaben, die Teile der wöchentlichen Arbeitsroutine sind.
• Übergabe und Transfer der Autorenrechte für alle digitalen Informationen, wie Dokumenten, Arbeitsmappen oder Designdateien.
• Klären und dokumentieren, wer die anderen Wissensträger:innen sind und mit wem in Projekten zusammengearbeitet wird.
• Erfassen von nicht formalisierten Prozessen, Shortcuts oder Leitfäden, die verwendet werden.

Wie lässt sich Wissen am besten während eines Offboarding-Prozesses sichern?

Der Schlüssel zum Erhalt von Wissen innerhalb des Offboarding-Prozesses ist die Verwandlung des Wissens einer Person in Unternehmenswissen. Es sollte für diejenigen, die im Unternehmen bleiben, leicht zugänglich und für neu hinzukommende Mitarbeiter:innen verständlich sein. Der beste Weg, um einen reibungslosen Wissenstransfer zu ermöglichen, besteht darin, entsprechende Standards zu definieren und den Vorgang zu automatisieren. Dies reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand und die Frustrationen, sondern steigert die Qualität der Inhalte.

Ein digitales Tool kann dabei helfen, Vorlagen für den Wissenstransfer zu erstellen, die wiederverwendet und schnell angepasst werden können. Gleichzeitig kann so ein virtueller Wissensspeicher entstehen, der vor allem in Change Management Projekten eine wichtige Ressource und Datengrundlage ist.